Tapahtumatiedottamisen maltillinen hype

Suomalaiset saattavat toisinaan vierastaa ylisanoja ja hehkutukset kuitataan helposti tyhjäksi pöhinäksi. Kuinka sitten innostaa ihmisiä mukaan tapahtumaan? 
Tässä omien kokemusteni pohjalta koottu muutaman kohdan lista innostavan tapahtumatiedottamisen pohjaksi ja pohdiskelumateriaaliksi. 
Kuulisin mielelläni kommentteja ja keskustelua esiin tuomistani pointeista, ja tarkoituksenani on päivittää tätä artikkelia sitä mukaan, kun korjauksia tai lisäpointteja ilmaantuu.

1. Pidä tarkoitus selkeänä mielessä

Jokaista tapahtumaa järjestäessä sen tarkoitus on aina tärkeintä tehdä selväksi ja kirkastaa, ennen kuin lähdetään tekemään minkäänlaista suunnittelua tai tiedottamista. Esimerkiksi elokuvaillan tarkoituksena voi olla ryhmäyttää uusia jäseniä, mutta niitä ei kannata järjestää jatkuvasti, jolloin estyneet jäävät ulkopuolelle ja ryhmädynamiikka kärsii.

Tarkoituksen kirkastaminen itselle ja koko tapahtuma- tai projektitiimille helpottaa myös viestintää ja ohjelman suunnittelua.

2. Tiedota laajasti

Hyödynnä yksinkertaisenkin tapahtuman tiedottamisessa paikallislehdet, -radiot ja sosiaalisen median eri kanavat. Kerää oman alueesi medioista, kansallisista toiminnallesi relevanteista medioista sekä tarvittaessa myös kansainvälisistä medioista omat sähköpostilistansa, joihin tiedote on helppo lähettää muutamalla napinpainalluksella.

Toisto on ainoastaan positiivista, joten ainakin netissä tapahtumista kannattaa ilmoitella sekä blogissa, tapahtumakalentereissa, Facebookissa, FB-uutisvirrassa, Google+:ssa (vaikka sitä kukaan ei muka lukisikaan), Pinterestissä ja missä muualla alueesi ihmiset mahdollisesti surffailevatkaan.
 Myös kauppojen, kirjastojen, kaupunginosien ja taloyhtiöiden ilmoitustaulut ovat erinomaisia tiedotuspaikkoja.

3. Hyödynnä trendejä ja mielikuvia

Ihmisiä kiinnostavat trendit ja mielikuvaviestintä ovat tärkeitä innostajia.


Raakileen oloinen juliste, joka herättää mielenkiinnon on parempi kuin viimeistelty mutta tylsä. Visuaalinen keskeneräisyys voi olla myös avoimmuutta; se luo kuvan, että asioihin on vielä mahdollista vaikuttaa. “Liian hienot”, loppuun asti viimeistellyt tai brändätyt materiaalit voivat myös rajata osallistujakuntaa pois, jos koetaan, että minun tietoni tai osaamiseni eivät riitä tähän.


Sanallisen viestinnän tulisi sen sijaan aina olla selkeää ja tiivistä, tarkoituksenmukaista. Paikallismedialle kirjoittaessasi yritä aina lisätä tiedotteeseen jonkinlainen “koukku” tai uutisoinnillinen näkökulma, johon toimittajan on helppo tarttua.

4. Vältä turhantarkkoja rajauksia

Kuten Kankaan puutarhan esimerkistä käy ilmi, joskus voi olla hedelmällistä olla rajaamatta tapatuman aihetta turhan tiiviisti. Esimerkiksi, jos haluaisit perustaa kaupunginosaasi ruokapiirin, voisit harkita järjestäväsi keskustelutilaisuuden kaupunginosatoiminnasta ylipäätään.

Viesti kannattaa pitää myös mahdollisimman samaistuttavana ja “sisällyttävänä” (inclusive), jotta mahdollisimman moni kokee kutsun koskettavan juuri häntä itseään.

Suosittelen myös lisäämään aina ainakin verkkoympäristössä välitettäviin viesteihin vähintään englanninkielisen tiivistelmän tapahtuman/projektin sisällöstä. Edes yksi lause ja perustiedot (aika, paikka jne.) on jo parempi kuin ei mitään!

5. Stay positive!

Kuten Larin esityksen esimerkeistä käy ilmi, viestintä kannattaa aina pitää positiivisena. Voit korostaa esimerkiksi mahdollisuuksia, muutosta, vaikuttamista ja ratkaisujen löytämistä. Jos kurssille ei ole ilmoittautunut yhtään ainoaa ihmistä, on tehokkaampaa kertoa kurssille olevan “vielä muutama paikka vapaana!”

6. Vältä ylisanoja

Suomen kieli on luonteeltaan sellaista, että viesti menee perille vähemmälläkin. Ylisanojen käyttö ja hehkuttavat adjektiivit saattavat jopa aiheuttaa epäluottamusta viestin vastaanottajassa, joten niitä on syytä käyttää harkiten ja säästeliäästi. Tekstin sävyksi voi ajatella esimerkiksi raikkautta, reippautta, innostusta tai selkeyttä.