Tapahtumatiedotus: Kaupunkiviljelyn iltapäivä

Kuvaus onnistuneen Kaupunkiviljelyn iltapäivä -tapahtuman tiedotustoimenpiteistä ja muista valmisteluista. Case-esimerkki toimii myös tapahtumatiedottamisen ABC:nä, joka on hyödyllinen etenkin kevyellä kengännauhabudjetilla järjestettävien tapahtumien markkinointiin.

Tapahtumajuliste

1. Julisteen ja kuvituskuvien sunnittelu

Hain Flickr-palvelusta CC-lisenssillä jaetun kuvan, joka sopi aiheeseen. Tein siitä A4-kokoisen PDF-julisteen, ja käytin samaa kuvaa blogikirjoituksen ja Facebook-eventin kuvituskuvana.

2. Tiedote paikallismedialle

Käyttäen hyväkseni muissa yhteyksissä kokoamiani paikallismedioiden yhteystietoja, lähetin tapahtumatiedotteen maakuntalehteen, ilmaisjakelulehtiin, paikalliselle YLE:lle sekä paikallisradioon. Osa heistä otti yhteyttä ja teki kaupunkiviljelystä juttua jo ennen tapahtumaa, osa vasta projektin myöhemmässä vaiheessa, mutta yksikään tiedotteista ei mennyt "hukkaan".

Suur-Jyväskylän lehti 28.3.2012

3. Tiedote sähköpostilistoille ja omalle verkostolle

Laitoin saman tiedotteen myös hieman muokattuna yliopiston relevanteille sähköpostilistoille. Näihin viesteihin lisäsin linkin PDF-julisteeseen, jota pyysin vastaanottajia levittämään omissa oppilaitoiksissaan ja työpaikoillaan. Saman viestin lähetin omille verkostoilleni sekä tuntemieni yhdistysten ja yhteisöjen ylläpitäjille eteenpäin välitettäväksi. Heistä tietääkseni ainakin 5 välitti viestiä eteenpäin usealle sadalle verkostonsa jäsenelle tai lisäsi tapahtuman yhdistyksensä tapahtumakalenteriin.

4. Sähköiset tapahtumakalenterit ja menovinkki-palstat

Lisäsin tapahtuman myös paikallisiin tapahtumakalentereihin, kuten esimerkiksi Jyväskylän kaupungin sähköiseen tapahtumakalenteriin sekä paikallislehtien menovinkkeihin.

5. Facebook-tiedottaminen

Loin tapahtumalle Facebook-eventin ja jaoin sen hallinnoimillani sivuilla. Pyysin myös muita tuntemiani relevanttien sivujen ylläpitäjiä linkkaamaan tapahtumaan omalla sivullaan. Kehotin tämän lisäksi muutaman kerran tapahtuman osallistujia välittämään sanaa eteenpäin, koska heillä todennäköisesti olisi samasta aiheesta kiinnostuneita ihmisiä ystäväpiirissään.

6. Organisaation oma blogi/nettisivut

Tein tapahtumasta lyhyen jutun hallinnoimaani Hub Jyväskylän blogiin.

7. Asiantuntijoiden sitouttaminen

Otin yhteyttä muutamaan asiasta tietävään kaupunkilaiseen, ja pyysin heitä paikalle jakamaan tietouttaan ja kommentoimaan keskustelua asiantuntijana. Pyysin heitä samalla osallistumaan tapahtumatiedotukseen vähintään välittämällä sanaa omille verkostoilleen.